We zijn op bezoek bij de MAF, één van onze klanten die als eerste het werken met Teams Telefonie omarmde. Gilbert Verhoef, verantwoordelijk voor financiën en digitale transformatie, vertelt: “Iedereen weet ondertussen wel dat je in Teams goed intern kunt bellen met collega’s, maar wat nog niet iedereen weet is dat Teams ook perfect werkt als telefooncentrale voor inkomend en uitgaand telefoonverkeer van buitenaf. Bellen in combinatie met telefonische bereikbaarheid is heel belangrijk in het contact met onze donateurs. Daarom was het voor ons een logische stap om Teams te integreren met onze vaste telefonie.” Welke voordelen levert bellen in de cloud met Teams Telefonie op?
Het verhaal van de MAF begint in 1945, net na de Tweede Wereldoorlog. Enkele geallieerde gevechtspiloten besluiten dat ze hun skills en vliegtuigen willen inzetten om goed te doen. Ze richten Mission Association Fellowship International (MAF). Een christelijke non-profitorganisatie die volken en stammen door de lucht weet te bereiken met zorg voor lichaam en ziel. Waar wegen stoppen, gaan zij verder. Ze zetten hun kleine vliegtuigjes op de meest onherbergzame plekken op smalle grasstroken neer. Elke vijf minuten landt of stijgt er ergens in de wereld een vliegtuig van MAF op om humanitaire hulp, ontwikkelingshulp, medische zorg en zending mogelijk te maken.
De VN, het Internationale Rode Kruis, OpenDoors en Dorcas zijn een paar organisaties die meevliegen met de MAF. In totaal zijn meer dan 1.400 hulporganisaties van MAF afhankelijk. MAF heeft een vloot van 120 vliegtuigen en vliegt in 26 landen. Wereldwijd werken er 1300 mensen, waarvan 70% afkomstig uit de lokale bevolking. De Nederlandse organisatie telt 28 personen en er zijn 30 gezinnen uitgezonden. Daarnaast zijn er 200 vrijwilligers betrokken. Dit zijn maar cijfers. De invloed van het werk van de MAF op mensen, op hele gezinnen en op de maatschappij is ontelbaar.
De Nederlandse organisatie werkt vanaf vliegveld Teuge. Pal naast de start- en landingsbaan staat hun kantoor, hangaar en vliegschool. Hier leiden ze Nederlandse piloten op, zenden ze piloten en hun gezinnen uit én werven ze fondsen.
De afgelopen drie jaar voltrok zich hier onder leiding van Gilbert een snelle digitale transformatie. “Wij zijn overgestapt op cloud werken. Door de uitbraak van corona is dat snel gegaan. Iedereen kreeg een laptop om thuis te kunnen werken. Van een lokale server hebben we afscheid genomen. Dat was dringend nodig, er stond verouderde software op van ons boekhoud- en telefoniepakket.”
Duizenden contactadressen, vertrouwelijke documenten en financiële gegevens. Dagelijks werken de medewerkers van de MAF met privacygevoelige gegevens. Logisch dat er goed nagedacht is over keuzes rondom beveiliging.
“Vroeger stonden er hier overal desktops op kantoor waar je opnieuw in moest loggen als je van werkplek veranderde. Thuiswerken was lastig. Je moet dan eerst inloggen op de server in Teuge. Niemand heeft een mobiele telefoon van de zaak, dus als je wilde bellen, moest dat met je eigen toestel op eigen kosten. Nu kun je overal je laptop opendoen en bellen via het lokale 055-telefoonnummer. Ook kun je via de Teams app op je mobiel bellen.
Het is heerlijk hoe snel en makkelijk het nu werkt. Heb je een vergadering? Dan klap je je laptop dicht, loopt je naar de vergaderruimte en klapt hem weer open. Alles werkt direct, want je blijft gewoon ingelogd. Alle documenten die je nodig hebt, heb je altijd bij de hand.
Aangevuld met bellen via Teams heb je via een paar drukken op de knop de juiste persoon of personen aan de telefoon. Daarnaast kun je eenvoudig je telefoongesprekken beheren in de cloud, met niet storen, nummer zoeken, voicemail en delegeren of bestanden delen met elkaar.”
En mocht er een keer een stroomstoring zijn, dan kan iedereen ook gewoon thuis door.”
De cloud en internetverbinding zijn onmisbaar in de manier waarop de MAF werkt. Er is dagelijks contact met de piloten in het werkveld, sponsors en vrijwilligers. Goede bereikbaarheid is daarom een must. Het was een logische stap om ook over te gaan op Teams Telefonie. Enkele voordelen:
Er zitten een hoop voordelen aan bellen met Teams Telefonie, Gilbert schudt er direct een paar uit zijn mouw en gaat dan verder. “Op IT en telefonie vlak heb ik nog wel wensen; ik zou graag op termijn beschikken over een glasvezelverbinding.”
Nog zo’n slimme toepassing is dat de deurbel van kantoor ook gekoppeld is met Teams. Via de camera en speaker in de Teams-omgeving zien MAF medewerkers bezoekers voor de deur staan, kunnen ze met hen praten en ook binnenlaten. Overigens hoort iedereen ook nog de deurbel gaan. Maar mocht er niemand op kantoor zijn en er staat iemand voor de deur, dan is het mogelijk om contact te hebben en zelfs om de deur op afstand open te doen.
ISO Groep levert ook de printers van de MAF. Dat waren twee oudere printers die steeds vaker kuren begonnen te krijgen en waarvoor het lastiger werd om onderdelen te vinden.
“Voor onze donateursactiviteiten is het belangrijk om te beschikken over goed pr-materiaal. We willen in kleur in verschillende formaten flyers, boekjes en posters kunnen printen. Pas hebben we de showroom van ISO Groep bezocht en een demonstratie gekregen van de vele mogelijkheden die een multifunctionele Kyocera printer hiervoor biedt. Inmiddels is deze nieuwe copier en nog een gewone kantoorprinter geplaatst. Beide hangen ook in het netwerk.
Met de komst van de twee nieuwe Kyocera printers, is nog een belangrijkste stap gezet in digitalisering. Ook hier blijkt de service van ISO Groep. Op de dag van de installatie heeft de ISO Groep monteur alles netjes aangesloten en een gebruikerstraining verzorgd. Toen hij hoorde dat we ook een Zebra labelprinter van Post-NL hadden die gekoppeld was aan maar één gebruiker, zorgde hij ervoor dat iedereen opdrachten naar deze printer kan sturen. Dat is nog eens meedenken.”
Gilbert Verhoef (MAF Nederland)
“Bellen in combinatie met telefonische bereikbaarheid is heel belangrijk in het contact met onze donateurs. Daarom was het voor ons een logische stap om Teams te integreren met onze vaste telefonie.”
Wist je dat ISO Groep ook beschikt over een gecertificeerde Microsoft Teams Administrator? We houden nauwlettend de nieuwste ontwikkelingen in de gaten. Ook denken we graag met je mee in creatieve oplossingen die Microsoft Teams zelf niet biedt, maar wel een oplossing kan zijn voor jouw vraag. Het je een vraag? Neem contact met ons ons op.
