Wanneer je als organisatie kiest voor Office 365, sta je aan het begin van een mooie verandering. Binnen de verschillende pakketten is ontzettend veel mogelijk. Met trainingen en de juiste ondersteuning ga je pas echt de meerwaarde ervaren van dit handige pakket. Collega Marnix verzorgt regelmatig Office 365 trainingen, alleen vonden die afgelopen tijd niet klassikaal plaats, maar per webinar. Hij vertelt hoe dat verliep. Wat zijn de meest gestelde vragen over Office 365 en is een webinar een blijvende vorm van dienstverlening?
Mijn eerste webinar was de basistraining voor Office 365 voor de Eben-Haëzerschool in Elspeet. Als we een school of bedrijf migreren naar Microsoft 365 of G Suite geven we altijd een instructie. Ze gaan dan met hun data over van de lokale server naar de cloud. We vinden adoptie erg belangrijk en helpen de klant hier graag mee op weg. De basistraining volstaat dan. Verder bieden we ook trainingen voor gevorderden aan. Niet iedere organisatie maakt gebruik van alle Office 365 applicaties. Klanten kunnen daarom de cursus Office 365 kiezen die bij hun past.
We geven de webinars in Microsoft Teams. In het begin was het opstarten. Het is wennen om de deelnemers niet te zien. Op de school zaten sommige deelnemers achter een schoolcomputer, zonder microfoon en webcam. Enige contact was met hun per chat in Microsoft Teams. De manier van trainen pas je altijd aan je publiek.
Om het aantal deelnemers overzichtelijk te houden, is zeven of acht trainees optimaal. Dan blijft het overzichtelijk voor iedereen. Bij deze school hadden we 2 groepen van 1,5 uur.
1. Hoe werkt versiebeheer?
2. Als ik thuis werk voor school moet ik dan altijd werken via Office 365?
3. Als ik een bestand open in SharePoint kan er dus altijd ook iemand anders opeens in beginnen te werken?
4. Stel dat ik thuis in Word heb gewerkt op mijn eigen schijf, hoe zet ik dat dan in OneDrive?
1. Als je het document deelt dan heb je geen 2 losse versies, dan worden mijn wijziging in jouw originele document bijgewerkt als een extra versie.
2. Voor het bewerken van documenten en of verwerken van email kan je (ook de leerkracht zonder schoolcomputer) werken in Office 365. Hiervoor kunnen ze hun eigen computer gebruiken en navigeren naar https://portal.office.com.
3. Je collega’s die ook toegang hebben tot het documentbibliotheek kunnen werken in hetzelfde document. Dit is overigens wel zichtbaar als er een collega het document open heeft.
4. In OneDrive zit een mogelijkheid om documenten te uploaden naar OneDrive. Overigens kan dit ook gebeuren in SharePoint.
Ik ga er in de basistraining vanuit dat er mensen zijn met geen enkele ervaring met Office 365. Deelnemers krijgen van tevoren een instructieboekje om de online training goed te kunnen volgen. Dit omdat anders de deelnemers niet kunnen aanhaken. Hier kunnen ze ook aantekeningen in maken en later kunnen ze dit gebruiken als naslagwerk.
Nu scholen en kantoren weer opengaan verwacht ik dat we ook weer naar klassikale vormen van de office 365 trainingen gaan. Maar het is zeker voor herhaling vatbaar in situaties zoals in deze tijd.
We vragen bij de oplevering van ICT altijd om ons te beoordelen. Leuk om te melden is dat we in het geval van de basisschool een dik compliment van de directeur kregen, dat we ondanks corona heel netjes hebben gehandeld. Hij gaf ons een rapport met allemaal tienen!
