Virtual Assistent comprimeert beeldmateriaal in SharePoint
Hoe kun je efficiënt bestanden beheren in SharePoint: comprimeer en bespaar ruimte
Veel bedrijven gebruiken Microsoft SharePoint als centrale opslagplaats voor beeldmateriaal en documenten. Denk aan foto’s van projecten of productafbeeldingen. Deze bestanden nemen vaak veel ruimte in beslag, terwijl de meeste ervan zelden worden bekeken en aangepast nadat ze zijn opgeslagen. Dat is niet alleen inefficiënt, maar kan ook leiden tot hoge kosten voor online opslag.
Hoe houd je je SharePoint-omgeving overzichtelijk en betaalbaar?
Daarom introduceert ISO Groep een slimme oplossing: de Virtual Assistent (VA) die bestanden automatisch comprimeert. Deze assistent verkleint de bestandsgrootte van je beeldmateriaal in SharePoint, zonder de kwaliteit te verliezen. Hiermee voorkom je dat je opslagruimte onnodig volloopt. Bovendien kun je het comprimeren koppelen aan een archiveringsassistent, zodat oudere bestanden automatisch gearchiveerd en gecomprimeerd worden.
Automatisch bestanden comprimeren: Hoe werkt het?
Met behulp van jouw VA kun je een workflow instellen die het comprimeren eenvoudig maakt. Je kunt zelf een trigger kiezen. Bijvoorbeeld zodra een bestand in een specifieke SharePoint map wordt geplaatst, start de workflow waarin het bestand automatisch wordt gecomprimeerd tot een miniatuurweergave. Het bestand wordt gecomprimeerd bewaard. Je kunt het bestand daarna altijd weer vanuit SharePoint openen en naar je computer downloaden zodat deze weer goed toonbaar is. Je krijgt het bestand dan te zien in de oorspronkelijke grootte en resolutie.
Dit proces kan incidenteel worden uitgevoerd of periodiek voor een hele verzameling bestanden. Denk hierbij aan beeldmateriaal van projecten van 5 – 10 jaar geleden dat nog wel beschikbaar moet blijven, maar minder vaak wordt gebruikt.
Wat zijn de voordelen van bestanden comprimeren in SharePoint?
De voordelen zijn groot
• Ruimte besparen: minder opslagkosten door gecomprimeerde bestanden.
• Efficiënt werken: bestanden blijven snel toegankelijk en klaar voor gebruik.
• Gemak en controle: workflows nemen handmatig werk uit handen, terwijl je altijd overzicht houdt.
Slim archiveren en comprimeren
Het comprimeren van bestanden kan ook deel uitmaken van een breder archiveringsbeleid. Door bestanden te verkleinen voordat ze gearchiveerd worden, behoud je een georganiseerde en efficiënte werkomgeving, zonder dataverlies.
Loop jij tegen dit probleem aan? Boek een afspraak in de agenda van onze consultant om de mogelijkheden van de Virtual Assistent te bespreken. Samen maken we jouw SharePoint-omgeving overzichtelijk, betaalbaar en toekomstbestendig!
Plan een afspraak in met onze consultant
Ga slimmer werken
- Meer grip op je data? Schakel een archiefassistent in
- Raak nooit meer bonnetjes kwijt met de DeclaratieApp
- Vergeet nooit meer een verjaardag met de virtuele verjaardagassistent
- Ga slimmer werken door direct te scannen naar de cloud
- Hoeveel telefoongesprekken mis jij op een dag?
- Werkbonnen herkennen en automatisch koppelen aan bijbehorende opdrachten
