Toners bestellen
Toners bestellen
Klantportal
Klantportal
Support
Support

Haal meer uit je scanner: scan en herken facturen en bonnen

Wat is scan en herken software?

In deze blog geef ik je tips hoe je je papieren wereld kunt linken aan je digitale werkomgeving en ontdek jij hoe je slimmer en gestroomlijnder kunt werken met behulp van je scanner.

Scan en herken is software die op basis van een foto of scan de factuur of declaratie automatisch herkent. Door scan en herken software ben je minder tijd kwijt aan je administratie; handmatig overtypen van facturen is verleden tijd! Daarnaast is het minder foutgevoelig en zorgt het voor een goed begin van digitaal verwerken van inkomende informatie.

Hoe werkt scan en herken?

Facturen in pdf, ubl, jpg, doc, png of xls: de printer herkent facturen in alle gangbare soorten bestandstypen . De software herkent automatisch de details van een aangeleverde factuur en checkt ze met je boekhoudpakket. Dit gebeurt real time. Onze scan en herken software combineert herkenning met opgeslagen boekingsregels. Daardoor krijg je een voorstel voor het koppelen van de scan aan de juiste debiteur of crediteur.

Slim facturen verwerken

Wil jij op een slimmere manier facturen, declaraties en bonnetjes verwerken? Scan bonnetjes en lever facturen aan en de software herkent ze automatisch.
Scannen en herkennen van een tal van documenten was nog nooit zo makkelijk, door het grote gemak van aanleveren en het hoge herkenningspercentage.  Je kunt (papieren) documenten vanaf verschillende locaties scannen; scannner, netwerk mappen, email of multifunctional.

Welke informatie wil je herkennen?

Scannen is nog maar het topje van de ijsberg. Met sterke herkentools ligt er een zee van mogelijkheden open.

Stel je voor dat je naar elk fotokopieerapparaat (mfp) binnen je bedrijf kunt lopen en met één druk op de knop informatie uit jouw gescande documenten kunt halen en in realtime op het paneel kunt bekijken en bewerken?

Afhankelijk van het model van je printer kun je informatie rechtstreeks op het scherm zoeken en bewerken, zoals…

Vaste zones zoeken
Zoek bijvoorbeeld klantnaam of klantcode.

Dynamisch informatie zoeken
Zoek bijvoorbeeld het woord ‘factuur’ op een document en lees het factuurnummer ernaast.

Barcodes lezen en extraheren
1D-, 2D- en zelfs QR-codes.

Valideren met zoekwoorden
Maak een lijst met zoekregels (waarden of categorieën) en valideer documenten automatisch.

Multiple cropping
Leg meerdere bonnen, visitekaartjes op de glasplaat of scan meerdere pagina’s in 1 keer.
Druk af per losse pagina of bewaar als apart bestand.

Herken verschillende vakken op 1 A4
Splits uit naar aparte bestanden.

Digitaliseer dossiers
Bewaar hoofdstukken of onderdelen van een stapel papier als aparte bestanden of stop ze automatisch in verschillende mappen.

Handgeschreven teksten
Maak handgeschreven tekst beter leesbaar, kies zelf uit 8 kleuren.
Verwijder handgeschreven teksten bij kopiëren of scannen van documenten.

En werk je liever op je computer? Dan selecteer je de optie bekijk en controleer documenten op je pc.

SWOC Botlek 2
Klantcase

SWOC koppelt het juiste document aan de juiste opdracht met UMANGO

Ships Wate Oil Collector (SWOC) in de Botlek vaart voorop bij de inzameling en het vervoer van vloeibaar scheepsafval. Het transport en het melden van afvalstoffen moet aan strenge regels voldoen van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. In het proces worden verschillende formulieren gebruikt.

Zo moet er tijdens het transport van afvalstoffen volgens de Wet Milieubeheer altijd een begeleidingsbrief aanwezig zijn. Dat geldt voor vervoer over land, maar ook over water. Wanneer een schip zich ontdoet van afvalstoffen die aan boord van dat schip zijn ontstaan, moet het S-formulier (Scheepsafvalstoffen) als begeleidingsbrief worden gebruikt.

Vanuit het scannen worden de documenten tegenwoordig in een bepaalde map neergezet. De printers werken met Umango scan & herken software, die kijkt wat het voor document is (werkbon of S-formulier) en bij welke opdracht het document hoort. Vervolgens wordt het document in een andere map gezet, afhankelijk van het soort opdracht, met de naam van de opdracht (S-nummer).

Bekijk deze korte animatiefilm over UMANGO scan en herken software.

Scan en herken voordelen

  1. Makkelijk digitaliseren: bonnen en facturen scannen je met je printer. De software zet automatisch de voorgestelde boekingen klaar in de administratie.
  2. Forse tijd- en geldbesparing: met scan & herken kost het boeken van 300 facturen slechts 1 uur. Onze scansoftware levert daardoor niet alleen tijd, maar daardoor ook geld op.
  3.  Automatische verwerking: ingescande en herkende inkoopfacturen en bonnen worden automatisch verwerkt door de zelflerende robot (op basis van machine learning / Artifical Intelligence).
  4. Informatie snel terugvinden: doordat alle facturen en bonnen in de software worden verwerkt, vind je ze razendsnel terug. Waar je ook bent.

Wil jij gebruik maken van scannen en herken software? Wij geven je graag een demonstratie van de mogelijkheden. De installatie vindt meestal plaats op afstand, dus je kunt snel aan de slag. 

Neem contact met ons op of bel naar 0418 – 655050.

Lees meer scan tips..

Tip: werk met applicaties

Vragen over deze case?

Neem contact op met
Marco Mulder

Marco Mulder