Zo maak je SharePoint klaar voor Copilot: van chaos naar controle in 5 stappen

Ruim Sharepoint op vóór je Copilot activeert

Steeds meer van onze klanten activeren Microsoft Copilot binnen Microsoft 365 en terecht, want de mogelijkheden zijn groot. Maar Copilot is ook genadeloos eerlijk: het krijgt direct toegang tot alle informatie waar jij als gebruiker bij kunt. En daar schuilt het risico. Bij ISO Groep zien we dagelijks hoe SharePoint-omgevingen in de loop van de jaren zijn dichtgeslibd met verouderde documenten, onduidelijke rechtenstructuren en gevoelige informatie op de verkeerde plek. Zodra Copilot actief is, wordt al die informatie ineens zichtbaar en doorzoekbaar. Met alle gevolgen voor privacy en compliance.

AI werkt alleen met goede input

“Garbage in, garbage out,” zegt Harold Veldhoen, Salesmanager van ISO Groep. “Als je Copilot loslaat op een SharePoint vol dubbele bestanden, onduidelijke mappenstructuren en verouderde documenten, krijg je chaos terug.” Copilot is slim, maar geen tovenaar. De kwaliteit van de output hangt direct samen met hoe goed je data georganiseerd is.

SharePoint: van opslagplek naar strategisch platform

Veel bedrijven gebruiken SharePoint als digitale archiefkast. Maar zonder duidelijke structuur, metadata of rechtenbeheer wordt het al snel een onoverzichtelijke brij. ISO Groep helpt organisaties om SharePoint opnieuw in te richten: logisch, veilig en toekomstbestendig. Denk aan heldere sitestructuren, slimme zoekfunctionaliteit en automatische documentbeheerregels.

De juiste volgorde voor Copilot introductie: eerst opruimen, dan automatiseren

“Je moet eerst je woonkamer opruimen voordat je een robotstofzuiger laat rijden,” zegt Harold Veldhoen met een knipoog. En zo is het ook met Microsoft Copilot. Voordat je deze krachtige AI-assistent loslaat op je organisatie, moet je digitale omgeving op orde zijn.

Daarom begeleidt ISO Groep bedrijven stap voor stap in het herstructureren van SharePoint, met als doel: grip op data, veilige toegang en maximale waarde uit Copilot. Hieronder zie je de vijf stappen die we hanteren, met bij elke stap een technische toelichting:

1. Inventarisatie van de huidige situatie

• Wat we doen: In kaart brengen van sites, bibliotheken, mappen en gebruikersrechten.
• Technisch detail: We gebruiken audit logs uit het Microsoft 365 Compliance Center om te zien wie toegang heeft tot welke content en hoe die wordt gebruikt.

2. Opruimen en archiveren van overbodige data

• Wat we doen: Verwijderen of archiveren van verouderde of irrelevante documenten.
• Technisch detail: Minder ruis betekent minder risico én minder opslagkosten. Dit helpt Copilot om relevantere suggesties te doen.

3. Inrichten van een logische structuur met metadata

• Wat we doen: Structuur aanbrengen in sites en bibliotheken, met duidelijke mappen en metadata.
• Technisch detail: Een goede Information Architecture (IA) helpt Copilot om documenten beter te begrijpen en te koppelen aan context.

4. Toepassen van governance en toegangsrechten

• Wat we doen: Rollen en rechten opnieuw instellen.
• Technisch detail: Implementeren Role-Based Access Control (RBAC) en Zero Trust-principes: alleen geverifieerde gebruikers krijgen toegang tot gevoelige data. Gebruik Sensitivity Labels via Microsoft Purview om documenten automatisch te classificeren.

5. Training van medewerkers

• Wat we doen: Gebruikers bewust maken van de nieuwe structuur en hun rol daarin.
• Technisch detail: Uitleggen hoe Data Loss Prevention (DLP) werkt en hoe Copilot omgaat met gelabelde content. Zo voorkom je dat gevoelige informatie per ongeluk gedeeld wordt.

Klaar voor de toekomst

Met een goed ingerichte SharePoint-omgeving leg je de basis voor slimme samenwerking, betere informatiebeveiliging en succesvolle inzet van AI. ISO Groep helpt je daarbij, met kennis van techniek én oog voor de praktijk.

Benieuwd of jouw SharePoint Copilot-ready is?

De kracht van Copilot zit niet alleen in wat het kan, maar in hoe je het inzet. Met de juiste inrichting en begeleiding wordt Copilot een vaste waarde in je werkproces. Wil je Copilot goed benutten in jouw organisatie? Laat een quickscan doen en ontdek waar je staat.

Lees ook

• Wat kun je met Copilot?
• Nieuwe functies in Copilot