Neem twee onderwijsinstellingen uit Dronten en Zeewolde, laat ze met elkaar fuseren, verzamel alle verschillende contracten voor printers en multifunctionals, en voeg daar nog een Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan toe. Dit zijn precies de ingrediënten die hebben geleid tot een grondige aanpak van het printerpark van Stichting Codenz. Advies van jarenlange partner ISO Groep was van harte welkom.
Stichting Codenz vormt het bestuur over tien protestants-christelijke basisscholen in Flevoland. Codenz staat voor Christelijk Onderwijs in Dronten en Zeewolde en ontstond in 2012 door een fusie van twee scholen. De scholen hebben in totaal zo’n 2000 leerlingen en 250 werknemers, inclusief het hoofdkantoor in Dronten. Ze werken met het digitale onderwijssysteem van Cloudwise. Printen is vrij cruciaal op alle locaties: denk aan lesmateriaal, rapporten en verslagen.
Als in 2018 de AVG wordt ingevoerd, wil Codenz een oplossing bedenken voor het tot dan toe printen zonder enige vorm van beveiliging. Bovendien is er een financiële trigger om naar alle printercontracten te kijken: het aantal afdrukken stijgt ruim uit boven het afgesproken aantal. Complicerende factor daarbij zijn de diverse einddata van de verschillende contracten, als gevolg van de fusie een aantal jaar daarvoor. Vaste partner ISO Groep mag meedenken over een oplossing.
Na een grondige analyse van alle scholen kiest ISO Groep voor een oplossing die specifiek is toegespitst op de behoefte van de klant. Drie soorten KYOCERA-machines worden ingezet met drie verschillende prestatieniveaus, afhankelijk van printvolume en leerlingenaantal. De operatie vindt plaats in nauwe samenwerking met Cloudwise, zodat de onderwijssoftware en de multifunctionals vlekkeloos met elkaar communiceren. Uitdaging is dat de scholen volledig in de cloud werken en dus geen servers meer op locatie hebben.
Voor het inzicht in het printgedrag wordt gekozen voor PaperCut, aangezien deze oplossing het beste aansluit bij het werken in de cloud. Leraren loggen voortaan persoonlijk in, en kunnen leerlingen van hieruit toestemming geven om te printen. De prints kunnen worden afgehaald na het intoetsen van een code op de machine.
Dankzij de slimme oplossing van ISO Groep behouden de scholen alle functionaliteiten van de printserver, maar blijven ze volledig werken in de cloud. Dit is gerealiseerd door de multifunctionals de taak van de printserver over te laten nemen. Een baanbrekende innovatie die veel kansen creëert voor het werken in de cloud in het onderwijs.
De oplossing leverde deze positieve resultaten op:
Rob Sakko, Voorzitter College van Bestuur en Carin Reurink, medewerker Financiën van Stichting Codenz:
“Het belangrijkste is, dat wij als organisatie met 10 scholen en een hoofdkantoor volledig ontzorgd worden. ISO Groep en KYOCERA hebben onze wensen waargemaakt.”
